| 县政协九届二次会议第125号提案 |
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案 由：关于加强我县重点工程建设档案管理的建议
提 案 者：江 军
内 容：工程档案是整个工程建设项目的重要组成部分，是整个工程建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程的真实记录。它包括工程项目的立项、审批、勘测设计、施工、生产准备、竣工、生产（使用）等各环节中的文字、材料、图纸、图表、声像材料等。
一、重点建设项目工程档案工作存在的主要问题
1、档案意识不强 。重点项目建设工程建设单位往往注重项目建设的质量、进度和资金调度等，对工程建设档案工作缺乏应有的重视，存在档案意识薄弱，在项目建设过程中，没有认识到重点工程档案是项目建设和管理的重要依据，缺乏历史责任感，忽视档案的作用，待到工程要竣工验收时，突击补充档案资料，以应付竣工验收，致使工程档案的成套性、准确性、真实性得不到保障，从而影响到日后工程档案的利用。
2、档案管理机制不完善。很多重点建设项目建设单位与总承包单位及各分包单位之间档案工作职责不清。缺乏配合与沟通，造成资料运行和管理渠道不畅通，档案材料的齐全完整得不到保证，直接影响了工程档案的收集、整理、归档工作；
3、档案人员业务水平不高 。在重点工程建设中，大部份建设单位都存在：一是没有专职档案员，大多是技术人员兼职的，缺乏工程档案知识，很难适应重点工程档案管理工作的需要，严重影响了工程档案归档质量。
4、档案质量不高。重点工程在建设期间很多是由政府职能部门抽调人员临时组成“工程建设指挥部”，工程完工后 “指挥部”解散，管理权限移交。因此，工程施工过程中产生的档案资料得不到足够的重视。所以报送的重点工程档案成套性差，准确性、真实性、完整性不够，普遍存在着材料归档不齐、内容缺项、漏项、签章手续未到位、隐蔽工程验收记录不准确、整理不规范、圆珠笔和复印件居多等现象。有的甚至把施工图当作竣工图，竣工图编制更改不规范、不真实、不完整。这些现象直接导致重点工程档案不能真实地反映现状和不能发挥应有的依据及凭证作用，给日后的维护和利用带来困难等问题。
二、加强重点建设项目工程档案管理工作的建议
1、要按照《档案法》和《建设项目（工程）验收办法》的有关规定，坚持对建设项目档案工作实行集中统一领导，分级管理的原则，保证项目档案完整、准确、系统、安全保管和有效利用，为竣工后的生产、运行维修、改扩建服务。
2、提高认识，明确责任。工程建设项目单位领导在重视工程进度、质量的基础上，要进一步重视档案工作，要把档案的收集、整理、归档、验收工作列入重要议事日程。档案行政管理部门要采取多种形式，加大宣传力度，组织参建单位负责人和员工认真学习《档案法》及有关重点建设项目的法律法规，不断提高地方领导、参建单位领导及工作人员对重点建设工程档案工作的思想认识。建设单位在工程建设过程中，要建立健全涉及建设、设计、施工、监理等部门的档案网络管理机制，明确一位项目主管领导主抓项目档案工作，安排一名既懂业务又有责任心的档案员，使之全程跟踪在建设中的整套工程档案，促进工程档案系统、完整、准确、规范、及时归档，确保项目工程档案的完整与齐全。
3、健全机制，规范管理。重点建设项目由于规模大，工期长，形成资料多，又特别涉及众多环节。要想重点建设项目档案做到规范化、标准化就要根据具体情况，制定相对管理程序，促进档案的规范化管理。一是要加强领导，根据项目的规模、特点和需要，明确一名分管领导，合理配备档案管理人员，建立相应的网络体系；二是要健全制度，建立重点建设项目档案管理各项制度，完善项目工程档案工作人员的管理规则，制定切合实际，行之有效的档案管理体制和工作程序。三是要规范管理，做到“四同步”，即：项目下达任务与提出项目事件材料的归档同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况相同步；验收、鉴定项目成果与验收鉴定项目材料归档情况相同步；项目总结与项目文件材料完全归档相同步。
4、加强指导，跟踪服务 。重点建设项目管理部门在获取重点工程计划安排信息后要主动出击，与建设单位或“重点工程指挥部”取得联系，要根据项目的实际情况制定出操作性较强的规章制度，提出具体的档案收集、整理、移交、验收等工作要求。要深入施工现场进行跟踪指导服务，随时了解工程进度及现场施工文件材料的形成情况，要定期或不定期检查，发现问题及时解决。
5、加强监督，及时归档。由于重点工程存在着一些特殊性，通常的行政程序对其难以产生有力的制约。因此，一要加强监督，根据相关法律法规和文件要求，与建设单位或工程指挥部签订重点工程竣工档案验收移交协议，规定其在工程竣工时，工程档案必须要有档案管理部门验收和建设主管部门共同进行验收，工程方可竣工验收，工程管理或质量管理部门进行项目阶段审查验收时，要有档案管理部门人员参加检查指导工程档案工作，把工程档案的质量视同工程质量的一部分。参建单位要及时做好工程档案的审理鉴定工作，完成一项、审理一项。二要及时归档，工程竣工后，按规定期限向档案管理部门报送竣工档案，以确保重点工程档案的顺利归档。
县建委答复情况
办理类别：A 江 军委员： 现将您提出的提案《关于加强我县重点工程建设档案管理的建议》办理情况答复如下： 江委员的提案是针对我县现阶段普遍存在的重点工程建设档案管理的建议，也是今后我县重点工程建设档案管理的热点问题。 一、不断深化城建档案管理意识。城建档案是城市规划、建设及其管理工作的真实记录，是城市建设和发展的重要依据。但就我县目前情况来看，不管是建设单位还是施工单位，对城建档案管理工作还没有引起足够的重视，普遍存在档案保管不当或档案移交不及时等现象，致使工程档案的的完整性、准确性、真实性得不到保障，从而影响到今后档案的利用。为加强城建档案管理工作，必须增强依法治档的意识，依法管理利用档案、维护档案，使档案工作进一步走向专业化、法制化轨道。为此，我们将大力加强档案法宣传，使城建档案管理有法可依，建立健全档案管理制度，按照统一领导、分级管理的原则，建立以县建委档案室为中心，以各建设单位档案室为基础的城建档管理网络。作为建设主管部门，建委档案室要主动站位，介入工程竣工验收等环节，保证城建档案的完整、准确、系统、安全和有效的利用。 二、提供优质高效的档案服务，健全档案管理机制。由于很多重点建设项目建设单位与施工总承包单位及分包单位之间的档案管理工作职责不清，缺乏配合与沟通，造成资料运行和管理不畅通，直接导致档案资料不完整。档案管理的最终目是的为了提供利用，为城市的发展提供服务，为此，建立信息网络，加强城建档案管理工作的步伐，才能及时为城市建设活动提供优质、高效的信息服务。通过建立“城建档案信息咨询交流网络”的办法，将城建档案骨干单位联系起来，通过网络小组之间、网络小组内部成员之间定期或不定期的交流活动加强业务联系和信息交流，做好“四同步”，即：项目下达任务与提出项目事项材料的归档同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累相同步；验收、鉴定项目成果与验收签定项目材料归档情况相同步；项目总结与项目文件材料完全归档相同步，真正使档案管理工作落实到位。另外，工程建设单位应在工程竣工前，通知档案部门组织该工程的档案验收工作。 三、大力培养城建档案专业人员素质。为进一步提高城建档案专（兼）职人员的业务素质，使他们掌握现代化的档案管理技能，提升档案工作的服务水平。我们首先要抓好档案专（兼）职人员档案管理知识培训，快速培养专业管理人才；其次要把岗位培训放到重要位置，岗位培训是提高档案管理业务人员素质的重要形式和手段。 四、加强城建档案档案资源的收集和整理，确保档案质量。 对城市建设进行科学管理，必须加强档案信息资源的收集和整理，建立真实、准确和完整的城建档案。城建档案室要加强经常性的接收档案业务指导工作，疏通档案收集渠道，使档案的收集做到全面、系统、完整。为此，加强档案的整理、归档工作，才能更大限度地延长档案寿命，将资料信息、规划图纸等输入计算机中将为后期资料查阅提供便利。
单位负责人：邓立武 联系人：王树泉 电话：8811236
县交通运输局答复情况
办理类别：A
江 军委员： 现将您提出的《关于加强我县重点工程建设档案管理的建议》办理情况答复如下： 针对提案中提出的宝贵建议，我局结合交通运输工作实际，切实加强了重点工程建设的档案管理工作，一是局领导班子高度重视，将该项工作作为项目管理的一项重要内容来抓，从项目前期、施工管理开始做起，以确保项目档案真实、有效、齐全和完整。二是加强对《档案法》的宣传教育，增强有关人员的档案意识，要项目管理单位、建设单位提出档案工作计划和要求，进行检查和督促。在布置和检查项目建设工作的同时，要同步布置检查档案工作，认真抓好项目文件的形成、积累和归档。三是推行重点建设项目档案专项验收制度，计划今后在组织项目初步验收或单项验收时，通知档案部门参加，形成书面验收意见，认真做好总体竣工预验收，力争做到档案专项验收随项目工程验收同步进行。
单位负责人：胡晓伟 联系人：周杨 电话：8791429
县水务局答复情况
办理类别：A 江 军委员： 现将您提出的提案《关于加强我县重点工程档案管理的建议》办理情况答复如下： 我县水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。目前，我县遵守和执行水利部颁发的《水利工程建设项目档案管理规定》（水办【2005】480号）。水利工程建设档案管理按照工程类别和管理权限，分布由县、镇两级建立与保管。由国家和省水利厅批准建设的重点水利工程档案建设管理受上级水行政主管部门业务指导，并接受检查和验收。县本级投资建设的水利工程档案管理由县水务局根据县有关规定管理。 结合《芜湖县重点工程建设档案管理暂行管理》的相关规定。我们要进一步提高单位主管领导的建档意识，增强领导干部和工程建设管理人员的档案意识，把档案工作提到重要议事日程上来，从制度上、设施上、人员管理上予以支持和保证，使档案工作真正发挥作用，尽并转化为现实生产力，为水利工程建设和全县社会经济发展服务。 进一步完善档案管理制度。根据相关法律法规和规范要求，结合单位实际情况制订《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案保密制度》等规章制度。完善档案资料的收集、鉴定、归档、管理、利用及保密等工作。 进一步把水利工程档案管理落实到工程建设的各个环节，及时收集工程的各种资料，做到同步管理。 进一步加强档案管理人员的业务培训，逐步提高档案资料的现代化、智能化、数据化管理水平，满足水利工程建设者多方位、多区域利用需求，为水利工程建设和管理者提供方便、快捷、高效的服务。
单位负责人：朱景木 联系人：焦为平 电话：8811257
县重点局答复情况
办理类别：A 江 军委员： 现将你提出的提案《关于加强我县重点工程建设档案管理的建议》办理情况答复如下： 我局自2010年12月成立以来，已陆续承担了政府性投资建设大小项目94个，目前已竣工45项，审计结束13项，正在初验和审计的32项。两年来，我局始终将工程项目建设过程中的资料保存和归档工作和工程建设管理同步推进，工程资料管理较为规范。 一是成立组织，设置档案室。局成立了工程资料档案管理领导小组，局长任组长，分管副局长为副组长，各科室负责人为成员。分管办公室同志专门负责工程项目资料归档工作，招聘了一名档案管理员，身份为编外补充人员。为保存工程建设过程中的资料，通过努力，将原房管局二楼的一间办公用房用作局临时性档案室，室内购置了档案柜、图纸架，安装了空调等档案管理必备的基本设备。 二是制定方案，明确流程。我局承建的政府投资性项目有大有小，有市政道路、景观绿化，有安置房，也有办公用房、学校、厂房等，为切实搞好工程建设资料管理和保存，根据县建委关于城建档案管理要求，结合我局实际，制定了《局在建工程档案资料管理方案》，明确了归档流程、内容和要求。为保存工程资料提供了制度保证。 三是纳入考核，同步管理。房建项目工程规模大，建设时间均在一年以上，形成资料多，我局在进行在建项目质量、安全、进度考核时，将资料管理作为一项重要内容对施工、监理单位进行评分考核，实行同奖同罚。积极引导企业创建市、省级质量安全标准化示范工地，聘请资料员规范整理建设过程中所产生的一切资料，对资料的管理起到了积极的推动作用。市政项目的工程资料，无论大小，也同样以在建工程质量、安全、进度考核标准进行管理，确保工程档案的成套性、准确性、真实性和完整性。 目前我局正在对审计结束的13个项目资料进行归档整理工作，在整理过程中，仍然感觉到手续不全，资料成套性不够，复印件居多等现象，在今后的工作中，我局将坚决执行城建档案管理的相关文件精神，进一步加大管理力度，确保县重点工程建设项目档案完整、准确、系统、安全保管和有效利用。 感谢您对重点工程建设档案管理工作的关心，希望您继续关注重点工程建设档案管理工作，并提出宝贵意见。
单位负责人：鲁永红 联系人：胡玉兰 联系电话：8828069
开发区管委会答复情况
办理类别：A
江 军委员： 现将您提出的提案《关于加强我县重点工程建设项目档案管理的建议》办理情况答复如下： 开发区管委会一直以来高度重视县政府性投资计划的重点工程档案管理，项目工程档案是整个工程建设项目的重要组成部分，真实记录了重点工程项目从酝酿、决策到建成投入使用全过程。开发区管委会主要做了以下几项工作： 一、统一思想，加强领导，提高认识 重点建设项目档案，既是重点建设项目全过程的历史记录，也是项目施工、投产、运行、监测、维修、管理、改建、扩建的重要依据。为了加强对重点建设项目的档案管理，开发区管委会主任办公会多次研究，明确了分管重点工程项目建设的副主任为该项目档案管理工作的第一责任人，规划建设局局长对项目档案管理负总责，有一名具体的工作人员负责档案的收集、整理、归档等工作。开发区管委会关于重点工程项目的档案管理工作，对规划建设局和项目建设、施工、监理单位等都提出了具体的工作要求，在项目建设的前期，都应确定档案管理人员并按照规范化要求做好文件资料的收集、整理和保管。把档案管理纳入项目建设的每个环节中去，作为项目管理的一个内容，与建设工程同步安排、同步检查、同步验收。加大对《档案法》及相关档案法规的宣传力度，增强相关单位的档案意识，促进形成共识，切实提高对档案工作重要性的认识，为做好重点建设项目档案管理工作提供有力保证。 二、健全机制，规范管理，提升水平 开发区管委会每年的重点工程建设任务重，每年都会新开工或续建的重点工程，档案管理规范化的重要性不言而喻。按照建设项目档案资料管理的有关规定，从项目正式立项开始，就建立健全重点建设项目档案的形成、积累和立卷归档制度及档案的保管、保密和利用制度，使重点建设项目档案工作与项目建设“四同步”，即：即：项目下达任务与提出项目事件材料的归档同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况相同步；验收、鉴定项目成果与验收鉴定项目材料归档情况相同步；项目总结与项目文件材料完全归档相同步。针对工程档案工作人员业务管理上存在的问题，开发区管委会要求各建设单位务必加强对档案管理人员业务的培训，帮助一线档案工作人员学习和理解有关标准和规范，掌握业务技能，提高业务水平。 三、加强指导，突出监督，及时归档 根据相关法律法规和文件要求，开发区管委会与建设施工单位签订竣工档案验收移交协议，规定其在工程竣工时，工程档案必须经验收后，工程方方可竣工验收。工程管理或质量管理部门进行项目阶段审查验收时，要有专人参加检查指导工程档案工作，把工程档案的质量同工程质量一起抓。及时做好工程档案的审理鉴定工作，完成一项、审理一项。工程竣工后，在一定期限内必须向报送竣工档案，以确保重点工程档案的顺利归档。
单位负责人：胡根生 联系人：吴康复 联系电话：8118616
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